LC ist im Auftrag der Länder beauftragt. Um die Nutzbarkeit in jedem Bundesland zu gewährleisten, wurde in der Planungs- und in der Ausschreibungsphase ein besonderer Schwerpunkt auf die Analyse von Gemeinsamkeiten und Unterschieden in den Prozessen der Lizenzierung gelegt.

Als wichtigster Aspekt wurde die Schaffung der Voraussetzungen für die unterschiedlichen Lizenzierungsverfahren im föderalen Kontext identifiziert. Sowohl das Betriebskonzept als auch das softwareseitige Organisations-/Rollen- /Rechtemodul von LC müssen so konzipiert sein, dass bei der Installation in jedem Bundesland die entsprechenden Strukturen individuell eingerichtet werden können.
Dies betrifft Organsationseinheiten und Rollen, die mit entsprechenden Berechtigungen für Anforderung, Zuordnung oder Verwaltung von Lizenzen zuständig sind.

Ein Beispiel: Ein Lizenzverwalter bei einem Schulträger darf Lizenzen zu einzelnen oder allen Schulen seines Verantwortungsbereiches zuordnen bzw. ändern. Die Lizenzverwalter auf Landesebene dürfen auch Landeslizenzen eintragen – also Lizenzen, die für alle Bildungseinrichungen des Bundeslandes gelten. Hingegen dürfen die Lizenzverwalter der Schule nur Lizenzen an ihrer eigenen Schule zuordnen bzw. verwalten.

LC ist im Auftrag der Länder beauftragt. Um die Nutzbarkeit in jedem Bundesland zu gewährleisten, wurde in der Planungs- und in der Ausschreibungsphase ein besonderer Schwerpunkt auf die Analyse von Gemeinsamkeiten und Unterschieden in den Lizenzierungs-Prozessen gelegt.

Als wichtigster Aspekt wurde die Schaffung der Voraussetzungen für die unterschiedlichen Lizenzierungserfahren im föderalen Kontext identifiziert. Sowohl das Betriebskonzept als auch das softwareseitige Organisations-/Rollen- /Rechtemodul von LC müssen so konzipiert sein, dass bei der Installation in jedem Bundesland die entsprechenden Strukturen individuell eingerichtet werden können.
Dies betrifft Organsationseinheiten und Rollen, die mit entsprechenden Berechtigungen für Anforderung, Zuordnung oder Verwaltung von Lizenzen zuständig sind.

Das bedeutet: Die Lizenzverwalter auf Landesebene dürfen Landeslizenzen eintragen – also Lizenzen, die für alle Bildungseinrichtungen des Bundeslandes gelten. Ein Lizenzverwalter bei einem Schulträger darf Lizenzen zu einzelnen oder allen Schulen seines Verantwortungsbereiches zuordnen bzw. ändern. Hingegen dürfen die Lizenzverwalter der Schule nur Lizenzen an ihrer eigenen Schule zuordnen bzw. verwalten.

Die Versorgung des LC-Lizenzmanagers mit Schulstrukturdaten ist Voraussetzung für die Zuordnung von Lizenzen zu Gruppen (Klassen oder Lerngruppen). Der mindestens benötigte Datenkranz besteht aus der Schulnummer und der an der Schule vorhandenen Klassen und Lerngruppen (Unterrichte/Kurse…). Zu diesen Entitäten sollen untergeordnete Attribute gehören, wie “Klassenstufe” und im Fall von Unterrichten auch das “Fach”. Im Zusammenspiel mit VIDIS ermöglicht diese Datenlage, dass Lizenzen von Lernsoftware oder digitalen Unterrichtswerken zielgerichtet zu einzelnen Klassen bzw. Lerngruppen zugewiesen werden können. Das Datenmodell von Schulconnex enthält diese Daten in der Entität “Gruppe” mit dem Gruppentyp “Klasse” oder “Unterricht”. Die Schulstrukturdaten müssen individuell aus den Bundesländern aus deren Systemen zur Verfügung gestellt werden. Entsprechende Abstimmungen wurden frühzeitig aufgenommen.

Datenmodell
Schulstrukturdaten-API
Schulconnex – Personenkontext

Die Analyse des Bedarfs an lizenzpflichtigen Bildungsmedien war ein viel diskutierter Punkt in den Länderinterviews. Unter “Bedarfsanalyse” wurde einerseits die Ermittlung der benötigten Art und Anzahl an Lizenzen verstanden, und andererseits eine inhaltliche Suche nach geeigneten Bildungsmedien anhand von Metadaten. Es wurde deutlich, dass eine inhaltliche Suche über alle Shops und Neuerungen von jeglichen Anbietern digitaler Bildungsmedien im Rahmen von LC zu komplex und nicht im Rahmen des Projektauftrages realisierbar ist. Möglich ist eine inhaltliche Suche über den Medienpool, der bereits durch vorhandene Lizenzierungen in der LC-Anwendung verarbeitet wurde.

Der Plan, die Schulstrukturdatenschnittstelle zu nutzen, um Anzahlen der benötigten Lizenzen für jede Schule fächer- bzw. gruppengenau ermitteln zu können, stieß auf großes Interesse in allen Bundesländern. Da diese Anforderung machbar scheint, wurde sie in die Ausschreibung für den “LC-Lizenzmanager” aufgenommen. Voraussetzung für die Funktionalität ist, dass die interessierten Bundesländer die entsprechenden Gruppendaten aus ihrer Schulverwaltung automatisiert und standardisiert zur Verfügung stellen. Die Anwendung kann aus den Daten nur Vorschläge erstellen, die Lizenzverwalter haben die Möglichkeit, den konkreten Lizenzbedarf manuell anzupassen.

Aus den Daten von Licence Connect können Auswertungen erhoben werden, die den berechtigten Personen einen genauen Überblick über die bestehenden Lizenzierungen und all ihre Attribute geben. Es kann über alle Metadaten gesucht werden. Beispiele:

• Lizenzen, die aktiv, ausgelaufen oder in Planung sind
• Lizenzen nach Nutzungsbeginn, Laufzeit, Laufzeitende
• Lizenzen die zugeordnet / offen sind
• Lizenzen einer Schule / Klasse / Stufe
• Lizenzen eines Faches / eines Anbieters (Lizenzgebers) / Produzenten

Automatisierte Berichte können bestimmte “Meldungen” an die Lizenzverwalter übermitteln – z.B. wenn die verfügbaren Lizenzen bald ausgeschöpft sind oder wenn die Laufzeit einer Lizenz sich dem Ende nähert und eine Nachlizenzierung notwendig ist. Individuelle Abfragen sollen das Nutzungsspektrum erweitern.