Lizenzmanagement

• Allgemeine Beschreibung der Anwendung Licence Connect Lizenzmanager
• Adminstration / Organisationsmodell

LC ist im Auftrag der Länder beauftragt. Um die Nutzbarkeit in jedem Bundesland zu gewährleisten, wurde in der Planungs- und in der Ausschreibungsphase ein besonderer Schwerpunkt auf die Analyse von Gemeinsamkeiten und Unterschieden in den Lizenzierungs-Prozessen gelegt. Als wichtigster Aspekt wurde die Implementierung der Voraussetzungen für die unterschiedlichen Verfahren der Lizenzierung in der jeweiligen Bundesländern identifiziert. Sowohl das Betriebskonzept als auch das softwareseitige Organisations-/Rollen- /Rechtemodul von LC müssen so konzipiert sein, dass bei der Installation in jedem Bundesland die entsprechenden Strukturen individuell eingerichtet werden können. Dies betrifft Organsationseinheiten und Rollen, die mit entsprechenden Berechtigungen für die Zuordnung oder Verwaltung von Lizenzen zuständig sind.

Ein Beispiel: Ein Lizenzverwalter bei einem Schulträger darf Lizenzen zu einzelnen oder allen Schulen seines Verantwortungsbereiches zuordnen bzw. ändern. Die Lizenzverwalter auf Landesebene dürfen auch Landeslizenzen eintragen – also Lizenzen, die für alle Bildungseinrichungen des Bundeslandes gelten. Hingegen dürfen die Lizenzverwalter der Schule nur Lizenzen an ihrer eigenen Schule zuordnen bzw. verwalten.

Bedarfsanalyse

Die Analyse des Bedarfes von lizenzpflichtigen Bildungsmedien war ein vieldiskutierter Punkt in den Länderinterviews. Unter “Bedarfsanalyse” wurde einerseits die Ermittlung der benötigten Art und Anzahl an Lizenzen verstanden, und andererseits eine inhaltliche Suche nach geeigneten Bildungsmedien anhand von Metadaten. Es klärte sich, dass eine inhaltliche Suche über alle Shops und Neuerungen von jeglichen Anbietern digitaler Bildungsmedien technisch und vom Grundsatz der gleichen Chancen im Rahmen von LC zu komplex und nicht im Rahmen der Auftragslage realisierbar ist. Eine inhaltliche Suche ist nur über den Medienpool möglich, der bereits durch vorhandene Lizenzierungen in der LC-Anwendung verarbeitet wurde.

Die Idee, durch die Schnittstelle aus Schulverwaltungsdaten die Anzahlen der benötigten Lizenzen zielgerecht ermitteln zu können, stieß auf großes Interesse in allen Bundesländern. Da diese Anforderung machbar scheint, wurde sie in die Ausschreibung für den “LC-Lizenzmanager” aufgenommen. Voraussetzung für die Funktionalität ist, dass die Bundesländer die entsprechenden Gruppendaten aus ihrer Schulverwaltung automatisiert zur Verfügung stellen. Selbstverständliche müssen die Lizenznehmer die Möglichkeiten haben, die automatisch ermittelten Vorschläge für den Lizenzbedarf manuell anzupassen.

Diese Daten werden auch benötigt, wenn im LC-Lizenzmanager Lizenzen zu Gruppendaten zugeordnet werden sollen (z.B. eine Klassenlizenz einer Software oder Lizenzen eines digitalen Schulbuches für alle Mathe-Kurse einer bestimmten Stufe)

Lizenzcodeanforderung

Steht der aus den Unterrichtsdaten ermittelte Bedarf fest (siehe Bedarfsanalyse), kann im Lizenzmanager eine Bestellung der benötigten Lizenzen ausgelöst werden. Es ist noch zu klären, auf welchem technischen Weg diese Informationen an die Anbieter übermittelt werden. Für die Generierung der Bestellung ist vorgesehen, dass alle Attribute, die bei einer Lizenzierung eine Rolle spielen, mit erhoben werden (Lizenztyp, Lizenzart, Lizenzgeber, Lizenznehmer, Lizenznutzer(gruppe), Nutzungsbeginn, Nutzungsdauer, etc)

Lizenzierung

Mittels der Lizenzmanagement-Oberfläche, können Lizenzierungen einfach eingetragen werden. Dies kann durch eine Zuordnung von Lizenzcodes zu Nutzern (auch in Sammelbearbeitung) geschehen, aber auch noch einfacher durch die einfache Anlage einer Lizenzierung mit der Zuordnung aller relevanten Daten. Dies ist am leichtesten bei Schul- oder Gruppenlizenzen, da hierbei nur die entsprechende Schulnummer und ggf. eine Gruppenkennung geliefert werden, durch die beim Lizenzgeber die Rechtmäßigkeit sichergestellt wird. Bei personenbezogenen Lizenzen ist es komplizierter, da in diesem Fall das Nutzungsrecht auf der Person.

Lizenzverwaltung

Die Lizenzverwaltung ist der Anwendungsteil des LC-Lizenzmanagers. Eine Nutzeroberfläche ermöglicht es den entsprechenden Personen in Ministerien / Schulträgern / Schulen die Zuordnung von Lizenzen zu den Nutzern (Nutzergruppen), für die sie im Rahmen ihrer organisatorischen Einordnung zuständig (berechtigt) sind. Lizenzen können zugeordnet, entzogen oder geändert werden. Je genauer die Daten sind, die das Bundesland über die Schulstrukturdatenschnittstelle zur Verfügung stellt, desto detaillierter kann die Zuordnung der Lizenzen im Lizenzmanager erfolgen.

Reporting & Berichte

Aus den Daten des Lizenzmanagers können Auswertungen erhoben werden, die einen genauen Überblick über die bestehenden Lizenzierungen und all ihre Attribute geben. Es kann über alle Metadaten gesucht werden. Beispiele:

Lizenzen, die aktiv, ausgelaufen oder in Planung sind
Lizenzen nach Nutzungsbeginn, Laufzeit, Laufzeitende
Lizenzen die zugeordnet / offen sind
Lizenzen einer Schule / Klasse / Stufe
Lizenzen eines Faches / eines Anbieters (Lizenzgebers) / Produzenten

Automatisierte Berichte können bestimmte “Warnungen” an die Lizenzverwalter übermitteln – z.B. wenn die verfügbaren Lizenzen bald ausgeschöpft sind oder wenn die Laufzeit einer Lizenz sich dem Ende nähert und eine Nachlizenzierung notwendig ist.